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Quel gérant de société n’a pas été confronté à un client négligent qui ne procédé pas au paiement des factures en temps et en heure ?

Aucun !

En ces temps de crise sanitaire, certains patrons de TPE se retrouvent avec des clients qui ne respectent pas l’échéance des factures. Les conséquences de retard de paiement peuvent avoir un réel impact sur l’équilibre de votre  trésorerie. Alors, pensez à mettre en place un processus simple de recouvrement des créances clients et ce, avant même la signature de votre devis. Il en va de la bonne santé de votre entreprise.

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Renseignez vous sur votre client

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Vous avez prospecté ou, votre prospect est directement venu vous chercher. Si c’est un professionnel, n’ayez pas peur d’aller vérifier auprès d’organismes la solvabilité de ce dernier. Allez sur Société.com afin de vérifier quelques éléments. Commencez par vérifier son immatriculation.  Est-il toujours en activité ? Depuis combien de temps exerce-t-il ? Quel est le montant de son capital ?…

Si vous souhaitez allez plus loin dans la recherche d’éléments, il existe de nombreux organismes en assurance-crédit qui pourront vous garantir la solvabilité (ou non) d’une entreprise.  En cas de litige, l’obtention de ces éléments, pourront vous être précieux.

Soyez rassuré, il n’y a rien de choquant dans cette démarche. Cela prouve au contraire le sérieux de votre société.

L’ensemble de ces éléments, devront être consignés dans le dossier client que vous allez créer. Même avec un partenariat à long terme, il sera important de revoir régulièrement ces éléments. Idéalement, il est judicieux de revoir la solvabilité et la bonne santé financière de vos clients annuellement (surtout en ces temps de crise sanitaire).

Obtenir des informations sur la pérennité de l’activité de votre client vous rassurera mais pourra aussi être dissuasif. La nature humaine est bien faites. Si votre client comprends dès le début du partenariat que vous êtes une entreprise sérieuse et soucieuse de l’équilibre de sa trésorerie, il comprendra naturellement que vous avez un tableau de suivi des paiements.

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Une relation commerciale saine est une relation commerciale cadrée.

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Et qui dit tableaux de suivi des paiements, dit rappel. Investissez dans un logiciel ERP intelligent pour votre facturation. Il existe aujourd’hui de nombreux logiciels Open source (Dolibarr, Tiime… ) qui programmeront automatiquement ces tâches pour vous. Ne fonctionnez pas « juste »  avec un tableau Excel pour vos factures. Même si j’adore Excel, cela n’est pas suffisant et ce sera bien trop chronophage.

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Demandez un acompte

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Lorsque vous établirez votre devis, demandez un acompte ! Evitez autant que possible des factures sans acompte.  Si la mission que vous réaliserez est brève , demandez un acompte à la signature et le solde à la fin de mission. Si votre mission est longue (plus d’un mois) établissez un cahier des charges avec un échéancier des règlements en fonction de l’avancé de la mission et joignez le au devis.

Encore une fois, n’ayez pas peur de demander un acompte de 30% à 50% à la signature. Si votre client ne comprend pas votre démarche, c’est qu’il ne sera pas un bon payeur quoiqu’il arrive et qu’il risque d’être très chronophage au moment du règlement de la facture…

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Renseignez vous sur le processus de règlement de votre client 

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N’oubliez pas de vous renseigner dès la signature de votre devis sur les process de paiement de votre client.

Certaines sociétés ont un tel flux de factures qu’elles sont obligées de mettre en place des processus très strictes pour le règlement des paiements. Si votre facture doit passer en validation par 2, 3 ou 4 services, vous vous doutez bien que cela va prendre du temps. Il n’est pas impossible non plus que le service comptabilité soit externalisé et qui plus est, à l’étranger. Mon conseil est donc de vous renseigner en amont. Votre interlocuteur, s’il fait partie d’une grosse structure, ne sera pas surpris de votre question. Ayant moi même fait parti de ce type de structure, lorsqu’un de mes prestataires me posait cette question, je trouvais cela normal et rassurant. Cela signifiait que mon fournisseur était un professionnel soucieux de garder son activité à flot. Quoi de plus normal ?!

Toutes ces démarches en amont vous permettront d’avoir un dossier client complet et vous permettront de démarrer une mission sereinement.

Votre client a signé votre devis : Ne tardez pas à lui envoyer votre facture d’acompte.

Etant donné que vous aurez évoqué avec lui en amont les modalités de paiement de sa société, vous saurez quelle est l’échéance la plus juste à apposer sur votre facture. Cela ne signifie pas que vous ne devez pas commencer la mission mais, ce délais de traitement de votre facture vous donnera un aperçu du délais que vous pourrez espérer à l’avenir pour vos règlements.

Aussi, si le délai de traitement est long vous réduirez le délai de règlement sur votre facture. Cela vous évitera bien des tracasseries à venir.

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Accélérez le règlement de vos factures

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Attention, je ne vous dis pas de vous transformer en harceleur mais de passer un coup de fil pour savoir si votre client a bien reçu la facture ou pour savoir si votre dossier est complet et permet le règlement de cette dernière.

Si vous êtes amené à travailler de manière régulière avec la fameuse « grosse structure » et que vous avez la possibilité d’être en contact avec le ou les comptables qui traiteront vos factures, pensez à les appeler de temps en temps afin de prendre subtilement de leurs nouvelles (pas trop souvent non plus pour ne pas être celui qui dérange). Encore une fois, la nature humaine est bien faites. Si vous êtes le client sympa qui n’appelle pas « que » pour réclamer son argent et qui connait son interlocuteur, alors, je peux vous assurer que votre dossier sera toujours en haut de la pile.

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Vous avez maintenant mis en place un mini process pour le règlement de vos factures.

Si votre client ne procède pas au règlement de cette dernière dans les temps il conviendra d’aller plus loin et de procéder à une démarche officielle, efficace et claire qui ne laissera place à aucune interprétation.

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La lettre de relance pour impayé

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  • vLettre de relance n°1 : Avec le relevé de compte adressée 5 jours après l’échéance (lettre +/- soft) . Vous pouvez consulter le site de Legalstart pour la rédaction de cette dernière.
  • Lettre de relance n°2 : Vous pouvez envoyer votre lettre 10 jours après la première lettre et commencer à faire apparaitre des termes comme « Relance pour impayé »
  • Lettre de relance n°3 : Soyons clair, à ce stade on ne joue plus ! En cas d’absence d’encaissement 30 jours après l’échéance, vous pouvez envoyer une « Mise en demeure de payer et menace de contentieux » en LRAR. Vote client disposera d’un délai raisonnable de 8 à 15 jours pour payer. Vous pouvez consulter le site de Legalstart pour la rédaction de cette dernière.

Bien que vous ne souhaitez pas en arriver au stade des relances, il est nécessaire de le faire. Même si cela n’est agréable pour personne, votre client doit comprendre que cette mesure de relance est systématique et qu’il ne sera pas un problème, pour vous, d’aller plus loin. Le cas échéant, si votre client refuse de payer malgré les relances et la mise en demeure de payer, vous pourrez alors procéder à la requête d’injonction de payer. Cette mesure peut être faites en ligne en passant par le site infogreffe. Vous pouvez aussi bien évidement faire appel à un avocat spécialisé.

Enfin, même si ce processus de règlement de vos factures reste une norme qu’il vous faut appliquer au quotidien pour votre entreprise, il ne faut pas oublier le dialogue. Rien ne vous empêche d’appeler votre client pour savoir s’il rencontre des problèmes financiers. Dans ce cas, même s’il est important pour vous de récupérer votre argent : « rien ne sert de tirer sur l’ambulance ». Ce processus est une norme mais chaque cas est unique.

Une fois le stade de compréhension passé, n’oubliez pas que vous n’êtes pas une banque et que parfois, certaines sociétés peuvent trainer de manière systématique au règlement des factures pour « jouer » avec leur trésorerie. Dans ce cas, il vous faudra être ferme car leur jeu impacte votre trésorerie et la santé de votre entreprise. Il n’y aura dans ce cas aucune place pour la négociation.

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